机构介绍|管理制度|综合管理制度

合同管理办法

2021-07-05

  为进一步加强合同管理,有效减少和避免合同违约及纠纷情况,防范重大风险,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规和相关文件规定,结合中心实际,制订本办法。
  第一章  总 则
  第一条 本办法所称合同,指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。中心各部门对外签订的各类合同一律适用本规定。 
  第二条 本办法所称合同管理指合同订立、审批、签订、履行及归档等工作。
  第二章  管理职责
  第三条 办公室是合同归口管理部门,其主要职责是:
  (一)编制中心合同管理制度;
  (二)监督检查重大合同履行情况;
  (三)建立合同管理台账,管理合同编号章;
  (四)负责合同归档管理。
  第四条 财务部在合同管理中的主要职责是:审核合同中涉及资金、资产、价款、支付方式、税务等相关事项。
  第五条 各部门是合同承办部门,其主要职责是:
  (一)组织合同文本谈判与起草;
  (二)审核合同的经济性、技术性、可行性及安全性;
  (三)审核标准合同;
  (四)根据授权签订合同;
  (五)配合办公室完成合同归档,对提供材料的真实性负责。
  第六条 法律顾问在合同管理工作中的主要职责是:
  (一)审核合同条款合法性、严密性及可行性;
  (二)审核标准合同;
  (三)协助各部门处理合同纠纷事项。
  第三章  合同订立、审核和签订
  第七条 合同承办部门根据双方协商结果、招投标结果以及相关情况和资料编制合同文本,合同文本应符合相关法律、法规,合同内容完整、用词准确、严密可行。
  第八条 合同经办人填写《中心合同审批单》,按程序报批。重大合同签订需经中心主任办公会审议通过,按程序报上级单位审批。承办部门在送审合同时,除合同草案外,需提交以下材料:
  (一)立项文件、预算、技术协议、招标(询价比价)材料等支撑性材料;
  (二)审核部门认为需要提供的其他证明材料。
  第九条 合同经审核批准后,承办部门协调相关单位对合同进行确认,双方签字、盖章。以中心名义签订的合同,由中心主任或由其书面授权他人签字,授权人应为中心副主任或部门负责人。
  第十条 合同在经中心主任或其授权人签署后,由承办部门填写《印章使用申请单》,办公室统一编号和加盖印章。编号规则:XXXX(年份)-XXX(序号)。如同一合同存在若干附件,附件也需编号。编号原则为:合同编号+附件序号。同一合同项下如有分合同或从合同,编号原则为:编号后加分合同或从合同序号。
  第十一条 合同印章使用管理应执行以下规定:
  (一)妥善保管,不得遗失、毁损或擅自交与他人;
  (二)严格履行登记审批手续;
  (三)不得擅自将印章带出签订合同,也不得在空白合同书上加盖印章。如印章被盗或遗失,须立即通过适当方式公开声明作废。
  第十二条 合同签订后,保留合同原件至少3份,承办部门、办公室、财务部各1份。办公室做好存档登记,建立合同台账,对合同正本中关键条款进行摘录,以备查询。
  第四章  合同履行
  第十三条 合同由承办部门组织履行。随时掌握合同履行情况,与办公室做好沟通。
  第十四条 合同履行完毕后,由承办部门整理合同全部卷宗文件,及时交办公室存档。
  第十五条 合同在履行过程中,出现法律规定或合同约定允许变更、解除的条件时,经双方协商一致(一方依法享有单方解除权除外),可变更或解除合同。变更或解除合同,需符合法定或约定程序,采用书面形式建立《合同变更建议书》。
  第十六条 合同变更、解除须在法定或约定期限内作出答复,与合同签订程序相同。变更或解除合同书面协议未生效前,原合同继续有效。
  第十七条 发生合同纠纷时,承办部门须将事实经过、处理情况及拟采取措施等书面报告中心法律顾问,由法律顾问牵头处理合同纠纷。在处理过程中,未经法律顾问审核、中心领导同意,不得向合同方做出实质答复或提供文件。
  第五章  合同归档
  第十八条 合同档案由办公室按档案管理要求统一归档。内容包括:
  (一)合同文本及份数、各文本存置记录;
  (二)合同相关附件及其他文件;
  (三)纠纷或争议处理情况记载及有关材料。
  第十九条 查询或借阅合同,需到办公室办理相关手续,填写《合同查询借阅登记表》。